CÁCH LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
Bảng cân đối số phát sinh hay còn gọi là bảng cân đối các tài khoản. Là một trong những báo cáo rất quan trọng trong việc để lập ra Báo cáo tài chính của Doanh nghiệp và nó phản ánh tình hình biến động của tất cả các tài khoản kế toán phát sinh trong Doanh nghiệp.
Ke Toan Phuong Oanh xin chia sẻ cách lập bảng Cân đối số phát sinh các tài khoản cho các bạn tham khảo để phục vụ tốt hơn mùa Báo cáo tài chính của mình.
(Giả định DN ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, áp dụng chế độ kế toán theo TT200/2014/TT-BTC)
1. *** Diễn giải và cách lập các chỉ tiêu trên Bảng cân đối các tài khoản:
- Cột số thứ tự: Để đánh số thứ tự của tất cả các tài khoản phát sinh trong kỳ. Bắt đầu từ stt1.
- Cột tên tài khoản: Ghi tên của tất cả các tài khoản phát sinh mà DN đang sử dụng.
- Cột số hiệu tài khoản: Thể hiện tất cả các tài khoản mà DN đang sử dung tương ứng với cột tên tài khoản. Tài khoản DN đang sử dụng bao gồm cả tài khoản kỳ trước chuyển sang và tài khoản phát sinh trong kỳ kế toán thể hiện trên sổ Nhật ký chung (bao gồm cả tài khoản cấp 1- gồm 3 chữ số (VD: 111,112…) và cả tài khoản cấp 2- gồm từ 4 chữ số trở lên (VD: 1111,1112…).
- Cột số dư đầu kỳ: Thể hiện số dư Nợ đầu kỳ và số dư Có đầu kỳ của các tài khoản. Chúng ta lấy số dư cuối kỳ trước trên bảng CĐSPS để nhập vào cột số dư đầu kỳ này. Tương ứng số dư Nợ nhập vào cột Nợ, số dư Có nhập vào cột Có.
Chúng ta có thể nhập thủ công bằng tay. Hoặc chúng ta có thể sử dụng hàm tìm kiếm theo cột Vlookup để đưa số liệu từ bảng CĐSPS cuối kỳ trước sang đầu kỳ này.
= vlookup( tài khoản cần tìm kiếm, vùng dữ liệu chứa tài khoản cần tìm kiếm&chứa giá trị cần lấy,ô chứa giá trị cần lấy,0)
- Cột phát sinh trong kỳ:
Thể hiện tổng phát sinh bên Nợ và tổng phát sinh bên Có của các tài khoản trong kỳ kế toán. Chúng ta lấy số liệu trên sổ Cái của từng tài khoản để nhập vào cột này. Tương ứng tổng phát sinh bên Nợ nhập vào Cột Nợ. Tổng phát sinh bên Có nhập vào Cột Có.
Chúng ta có thể link số liệu từ từng sổ cái sang hoặc chúng ta có thể dùng công thức nhanh để làm ra được báo cáo vì số liệu từ sổ cái cũng chính là số liệu trên bảng nhật ký chung.
+ Dùng hàm tính tổng có điều kiện ‘sumif”để lấy số liệu từ nhật ký chung sang.
= sumif(vùng chứa điều kiện chính là cột tài khoản trên sổ nhật ký chung,điều kiện cần tính (VD:TK111),vùng chứa giá trị)
Và vùng chứa giá trị ở đây chính là Cột số tiền Nợ, Có trên Sổ nhật ký chung. Tương ứng muốn tính tổng phát sinh bên nợ thì vùng giá trị= cột số tiền bên Nợ, tổng phát sinh bên Có thì vùng giá trị= cột số tiền bên Có.
- Cột số dư cuối kỳ:
Thể hiện số dư Nợ và số dư Có của năm của các tài khoản kế toán DN sử dụng. Theo nguyên tắc:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ+ Số phát sinh Tăng- Số phát sinh giảm
Tương ứng:
Cột số dư bên Nợ= Số dư đầu kỳ Nợ+ Phát sinh bên Nợ- Phát sinh bên Có: áp dụng đối với tài khoản loại 1,2
Cột số dư bên Có= Số dư đầu kỳ bên Có+ Phát sinh bên Có- Phát sinh bên Nợ: áp dụng đối với tài khoản loại 3,4
Chú ý với một số tài khoản đặc biệt:
+ Tài khoản 214 là tài khoản tài sản thuộc loại 2 nhưng lại có kết cấu giống tài khỏa nguồn vốn.
+ Một số tài khoản lưỡng tính như: 131, 331…là tài khoản lưỡng tính có thể có số dư ở cả 2 bên.
+ Các tài khoản từ loại 5-9 không có số dư cuối kỳ.
Chúng ta có thể nhập tay số dư cuối kỳ của các tài khoản ở từng sổ Cái tương ứng hoặc chúng ta có thể dùng hàm “max” hoặc “if” nhanh để tính ra như sau:
Cột số dư Nợ= Max(Số dư Nợ ĐK+ SPS Nợ trong kỳ- Số dư Có ĐK- SPS Có trong kỳ,0)
= If(Số dư Nợ ĐK+SPS Nợ trong kỳ- Số dư Có ĐK- SPS Có trong kỳ>0,Số dư Nợ ĐK+SPS Nợ trong kỳ- Số dư Có ĐK- SPS Có trong kỳ,0)
Cột số dư Có=Max(Số dư Có ĐK+ SPS Có trong kỳ-Số dư Nợ ĐK- SPS Nợ trong kỳ,0)
=If(Số dư Có ĐK+SPS Có trong kỳ-Số dư Nợ ĐK-SPS Nợ trong kỳ>0,Số dư Có ĐK+SPS Có trong kỳ-Số dư Nợ ĐK-SPS Nợ trong kỳ,0).
2. *** Nguyên tắc cân bằng Bảng Cân đối số phát sinh.
Bảng cân đối số phát sinh chỉ cân bằng và đúng khi nó thể hiện đủ 3 điều kiện sau:
- Dòng tổng cộng Nợ Có của từng cặp (số dư Đầu kỳ, Số phát sinh trong kỳ, số dư Cuối kỳ) phải bằng nhau.
- Cột tổng phát sinh các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng dòng tổng cộng trên Sổ nhật ký chung
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của từng tài khoản DN sử dụng phải khớp với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản.
VẬY BÂY GIỜ CÁC BẠN ĐÃ HIỂU RÕ VỀ CÁCH LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH RỒI CHỨ?
CHÚC CÁC BẠN LUÔN HỌC TỐT VÀ THÀNH CÔNG !
Bảng cân đối số phát sinh hay còn gọi là bảng cân đối các tài khoản. Là một trong những báo cáo rất quan trọng trong việc để lập ra Báo cáo tài chính của Doanh nghiệp và nó phản ánh tình hình biến động của tất cả các tài khoản kế toán phát sinh trong Doanh nghiệp.
Ke Toan Phuong Oanh xin chia sẻ cách lập bảng Cân đối số phát sinh các tài khoản cho các bạn tham khảo để phục vụ tốt hơn mùa Báo cáo tài chính của mình.
(Giả định DN ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, áp dụng chế độ kế toán theo TT200/2014/TT-BTC)
1. *** Diễn giải và cách lập các chỉ tiêu trên Bảng cân đối các tài khoản:
- Cột số thứ tự: Để đánh số thứ tự của tất cả các tài khoản phát sinh trong kỳ. Bắt đầu từ stt1.
- Cột tên tài khoản: Ghi tên của tất cả các tài khoản phát sinh mà DN đang sử dụng.
- Cột số hiệu tài khoản: Thể hiện tất cả các tài khoản mà DN đang sử dung tương ứng với cột tên tài khoản. Tài khoản DN đang sử dụng bao gồm cả tài khoản kỳ trước chuyển sang và tài khoản phát sinh trong kỳ kế toán thể hiện trên sổ Nhật ký chung (bao gồm cả tài khoản cấp 1- gồm 3 chữ số (VD: 111,112…) và cả tài khoản cấp 2- gồm từ 4 chữ số trở lên (VD: 1111,1112…).
- Cột số dư đầu kỳ: Thể hiện số dư Nợ đầu kỳ và số dư Có đầu kỳ của các tài khoản. Chúng ta lấy số dư cuối kỳ trước trên bảng CĐSPS để nhập vào cột số dư đầu kỳ này. Tương ứng số dư Nợ nhập vào cột Nợ, số dư Có nhập vào cột Có.
Chúng ta có thể nhập thủ công bằng tay. Hoặc chúng ta có thể sử dụng hàm tìm kiếm theo cột Vlookup để đưa số liệu từ bảng CĐSPS cuối kỳ trước sang đầu kỳ này.
= vlookup( tài khoản cần tìm kiếm, vùng dữ liệu chứa tài khoản cần tìm kiếm&chứa giá trị cần lấy,ô chứa giá trị cần lấy,0)
- Cột phát sinh trong kỳ:
Thể hiện tổng phát sinh bên Nợ và tổng phát sinh bên Có của các tài khoản trong kỳ kế toán. Chúng ta lấy số liệu trên sổ Cái của từng tài khoản để nhập vào cột này. Tương ứng tổng phát sinh bên Nợ nhập vào Cột Nợ. Tổng phát sinh bên Có nhập vào Cột Có.
Chúng ta có thể link số liệu từ từng sổ cái sang hoặc chúng ta có thể dùng công thức nhanh để làm ra được báo cáo vì số liệu từ sổ cái cũng chính là số liệu trên bảng nhật ký chung.
+ Dùng hàm tính tổng có điều kiện ‘sumif”để lấy số liệu từ nhật ký chung sang.
= sumif(vùng chứa điều kiện chính là cột tài khoản trên sổ nhật ký chung,điều kiện cần tính (VD:TK111),vùng chứa giá trị)
Và vùng chứa giá trị ở đây chính là Cột số tiền Nợ, Có trên Sổ nhật ký chung. Tương ứng muốn tính tổng phát sinh bên nợ thì vùng giá trị= cột số tiền bên Nợ, tổng phát sinh bên Có thì vùng giá trị= cột số tiền bên Có.
- Cột số dư cuối kỳ:
Thể hiện số dư Nợ và số dư Có của năm của các tài khoản kế toán DN sử dụng. Theo nguyên tắc:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ+ Số phát sinh Tăng- Số phát sinh giảm
Tương ứng:
Cột số dư bên Nợ= Số dư đầu kỳ Nợ+ Phát sinh bên Nợ- Phát sinh bên Có: áp dụng đối với tài khoản loại 1,2
Cột số dư bên Có= Số dư đầu kỳ bên Có+ Phát sinh bên Có- Phát sinh bên Nợ: áp dụng đối với tài khoản loại 3,4
Chú ý với một số tài khoản đặc biệt:
+ Tài khoản 214 là tài khoản tài sản thuộc loại 2 nhưng lại có kết cấu giống tài khỏa nguồn vốn.
+ Một số tài khoản lưỡng tính như: 131, 331…là tài khoản lưỡng tính có thể có số dư ở cả 2 bên.
+ Các tài khoản từ loại 5-9 không có số dư cuối kỳ.
Chúng ta có thể nhập tay số dư cuối kỳ của các tài khoản ở từng sổ Cái tương ứng hoặc chúng ta có thể dùng hàm “max” hoặc “if” nhanh để tính ra như sau:
Cột số dư Nợ= Max(Số dư Nợ ĐK+ SPS Nợ trong kỳ- Số dư Có ĐK- SPS Có trong kỳ,0)
= If(Số dư Nợ ĐK+SPS Nợ trong kỳ- Số dư Có ĐK- SPS Có trong kỳ>0,Số dư Nợ ĐK+SPS Nợ trong kỳ- Số dư Có ĐK- SPS Có trong kỳ,0)
Cột số dư Có=Max(Số dư Có ĐK+ SPS Có trong kỳ-Số dư Nợ ĐK- SPS Nợ trong kỳ,0)
=If(Số dư Có ĐK+SPS Có trong kỳ-Số dư Nợ ĐK-SPS Nợ trong kỳ>0,Số dư Có ĐK+SPS Có trong kỳ-Số dư Nợ ĐK-SPS Nợ trong kỳ,0).
2. *** Nguyên tắc cân bằng Bảng Cân đối số phát sinh.
Bảng cân đối số phát sinh chỉ cân bằng và đúng khi nó thể hiện đủ 3 điều kiện sau:
- Dòng tổng cộng Nợ Có của từng cặp (số dư Đầu kỳ, Số phát sinh trong kỳ, số dư Cuối kỳ) phải bằng nhau.
- Cột tổng phát sinh các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng dòng tổng cộng trên Sổ nhật ký chung
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của từng tài khoản DN sử dụng phải khớp với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản.
VẬY BÂY GIỜ CÁC BẠN ĐÃ HIỂU RÕ VỀ CÁCH LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH RỒI CHỨ?
CHÚC CÁC BẠN LUÔN HỌC TỐT VÀ THÀNH CÔNG !