CÁC CHỈ TIÊU BẮT BUỘC TRÊN HÓA ĐƠN
Nhắc đến hóa đơn là điều quá quen thuộc với các bạn kế toán. Nhưng có thể hàng ngày chúng ta tiếp xúc thường xuyên và tiếp xúc liên tục với tờ hóa đơn nhưng chưa chắc là tất cả các bạn kế toán đã biết được trên tờ hóa đơn đó thì những chỉ tiêu nào bắt buộc phải lập và chỉ tiêu nào có thể không.
Các bạn tham khảo bài viết dưới đây của Ke Toan Phuong Oanh để rõ các bạn nhé!
- CÁC CHỈ TIÊU BẮT BUỘC TRÊN HÓA ĐƠN:
1. 1, Mẫu số hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn có 11 ký tự.
- 02 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn
- 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
- 01 ký tự tiếp thể hiện số liên hóa đơn
- 01 ký tự tiếp là dấu “/” để phân biệt giữa số liên hóa đơn và số thự tự của mẫu hóa đơn trong một loại hóa đơn.
- 03 ký tự tiếp là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
Ví dụ: Ký hiệu 01GTKT3/001 có nghĩa là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn Giá trị gia tăng 3 liên.
2. 2, Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn có 6 ký tự đối với hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hóa đơn do Cục thuế phát hành.
- 02 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.
Ký hiệu phân biệt là 2 chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y và thường thì các doanh nghiệp sẽ lấy theo tên viết tắt của doanh nghiệp mình.
Ví dụ: Gia Sư kế toán sẽ lấy 2 ký tự là GS
- 03 ký hiệu cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn
Năm tạo hóa đơn thể hiện bằng 2 số cuối của năm
Ký hiệu của hình thức hóa đơn sử dụng 3 ký hiệu:
E: Hóa đơn điện tử
P: Hóa đơn đặt in
T: Hóa đơn tự in
- Giữa 2 phần được cách biệt bằng dấu “/”
Ví dụ: GS/16P thì trong đó: GS là ký hiệu hóa đơn, 16 là năm tạo hóa đơn, P là ký hiệu hóa đơn đặt in.
3. 3, Số thứ tự hóa đơn: Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn và bao gồm 7 chữ số.
Ví dụ: Hóa đơn số: 0000001.
4. 4, Liên hóa đơn: Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó có 2 liên bắt buộc.
- Liên 1: Lưu tại cuống
- Liên 2: Giao cho người mua
Từ liên thứ 3 trở đi sẽ phù hợp với công dụng của nó trong hoạt động kế toán của Doanh nghiệp mà doanh nghiệp tự quy định. Thông thường như chúng ta thấy thì DN thường đặt in hóa đơn 3 liên và liên 3- màu xanh được dùng để kẹp chứng từ kế toán.
5. 5, Tên, MST của tổ chức nhận in hóa đơn: Đặt ở phần cuối cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.
Chỉ tiêu này thường có chữ bé hơn và đặt ở vị trí ít chú ý hơn nên nhiều kế toán thường không quan tâm và không biết rằng đó cũng là một trong các chỉ tiêu bắt buộc, vì thế các bạn chú ý nhé!
6. 6, Ngày, tháng, năm lập hóa đơn:
Chỉ tiêu này các bạn cần chú ý với từng trường hợp để tránh không bị phạt do xuất hóa đơn sai thời điểm:
- Đối với hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng/ sở hữu hàng hóa cho người mua không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với dịch vụ: Là ngày hoàn thành dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa hoặc là ngày thu tiền trước.
- Đối với xây dựng, xây lắp: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
7. 7, Chỉ tiêu tên, địa chỉ, MST của người bán và người mua:
Phải ghi đúng tiêu thức MST của người mua người bán.
Địa chỉ người mua, người bán phải viết đầy đủ. Trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua người bán.
Ví dụ: Địa chỉ của Gia sư kế toán tại Hải Dương là : Số 24B, phố Nhà Thờ, Phường Quang Trung, Thành phố Hải Dương, Tỉnh Hải Dương, Việt Nam.
Do địa chỉ viết trên hóa đơn dài quá nên có thể viết ngắn gọn lại như sau:
Số 24B, phố Nhà Thờ, P. Quang Trung, TP Hải Dương, T. Hải Dương, VN
8. 8, Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền:
Được ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra, phần còn thừa phải dùng thước gạch chéo. Riêng đối với hóa đơn tự in hoặc đặt in bằng máy tính thì không phải gạch phần còn thừa.
9. 9, Chỉ tiêu người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên):
Nếu thủ trưởng đơn vị không ký vào chỗ người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và ký đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
10. 10, Chỉ tiêu người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên).
Trường hợp người mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, thì người mua hàng không nhất thiết phải ký. DN có thể khắc dấu mua hàng qua điện thoại với trường hợp này để đóng hoặc viết tay vào.
Trường hợp người mua hàng trực tiếp thì bắt buộc người mua phải ký và ghi rõ họ tên vào chỉ tiêu này các bạn nhé!
Bây giờ các bạn đã hiểu rõ từng chỉ tiêu trên tờ hóa đơn mình thường gặp rồi đúng không?
Chúc các bạn luôn học tốt và thành công!
Nhắc đến hóa đơn là điều quá quen thuộc với các bạn kế toán. Nhưng có thể hàng ngày chúng ta tiếp xúc thường xuyên và tiếp xúc liên tục với tờ hóa đơn nhưng chưa chắc là tất cả các bạn kế toán đã biết được trên tờ hóa đơn đó thì những chỉ tiêu nào bắt buộc phải lập và chỉ tiêu nào có thể không.
Các bạn tham khảo bài viết dưới đây của Ke Toan Phuong Oanh để rõ các bạn nhé!
- CÁC CHỈ TIÊU BẮT BUỘC TRÊN HÓA ĐƠN:
1. 1, Mẫu số hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn có 11 ký tự.
- 02 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn
- 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
- 01 ký tự tiếp thể hiện số liên hóa đơn
- 01 ký tự tiếp là dấu “/” để phân biệt giữa số liên hóa đơn và số thự tự của mẫu hóa đơn trong một loại hóa đơn.
- 03 ký tự tiếp là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
Ví dụ: Ký hiệu 01GTKT3/001 có nghĩa là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn Giá trị gia tăng 3 liên.
2. 2, Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn có 6 ký tự đối với hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hóa đơn do Cục thuế phát hành.
- 02 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.
Ký hiệu phân biệt là 2 chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y và thường thì các doanh nghiệp sẽ lấy theo tên viết tắt của doanh nghiệp mình.
Ví dụ: Gia Sư kế toán sẽ lấy 2 ký tự là GS
- 03 ký hiệu cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn
Năm tạo hóa đơn thể hiện bằng 2 số cuối của năm
Ký hiệu của hình thức hóa đơn sử dụng 3 ký hiệu:
E: Hóa đơn điện tử
P: Hóa đơn đặt in
T: Hóa đơn tự in
- Giữa 2 phần được cách biệt bằng dấu “/”
Ví dụ: GS/16P thì trong đó: GS là ký hiệu hóa đơn, 16 là năm tạo hóa đơn, P là ký hiệu hóa đơn đặt in.
3. 3, Số thứ tự hóa đơn: Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn và bao gồm 7 chữ số.
Ví dụ: Hóa đơn số: 0000001.
4. 4, Liên hóa đơn: Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó có 2 liên bắt buộc.
- Liên 1: Lưu tại cuống
- Liên 2: Giao cho người mua
Từ liên thứ 3 trở đi sẽ phù hợp với công dụng của nó trong hoạt động kế toán của Doanh nghiệp mà doanh nghiệp tự quy định. Thông thường như chúng ta thấy thì DN thường đặt in hóa đơn 3 liên và liên 3- màu xanh được dùng để kẹp chứng từ kế toán.
5. 5, Tên, MST của tổ chức nhận in hóa đơn: Đặt ở phần cuối cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.
Chỉ tiêu này thường có chữ bé hơn và đặt ở vị trí ít chú ý hơn nên nhiều kế toán thường không quan tâm và không biết rằng đó cũng là một trong các chỉ tiêu bắt buộc, vì thế các bạn chú ý nhé!
6. 6, Ngày, tháng, năm lập hóa đơn:
Chỉ tiêu này các bạn cần chú ý với từng trường hợp để tránh không bị phạt do xuất hóa đơn sai thời điểm:
- Đối với hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng/ sở hữu hàng hóa cho người mua không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với dịch vụ: Là ngày hoàn thành dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa hoặc là ngày thu tiền trước.
- Đối với xây dựng, xây lắp: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
7. 7, Chỉ tiêu tên, địa chỉ, MST của người bán và người mua:
Phải ghi đúng tiêu thức MST của người mua người bán.
Địa chỉ người mua, người bán phải viết đầy đủ. Trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua người bán.
Ví dụ: Địa chỉ của Gia sư kế toán tại Hải Dương là : Số 24B, phố Nhà Thờ, Phường Quang Trung, Thành phố Hải Dương, Tỉnh Hải Dương, Việt Nam.
Do địa chỉ viết trên hóa đơn dài quá nên có thể viết ngắn gọn lại như sau:
Số 24B, phố Nhà Thờ, P. Quang Trung, TP Hải Dương, T. Hải Dương, VN
8. 8, Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền:
Được ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra, phần còn thừa phải dùng thước gạch chéo. Riêng đối với hóa đơn tự in hoặc đặt in bằng máy tính thì không phải gạch phần còn thừa.
9. 9, Chỉ tiêu người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên):
Nếu thủ trưởng đơn vị không ký vào chỗ người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và ký đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
10. 10, Chỉ tiêu người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên).
Trường hợp người mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, thì người mua hàng không nhất thiết phải ký. DN có thể khắc dấu mua hàng qua điện thoại với trường hợp này để đóng hoặc viết tay vào.
Trường hợp người mua hàng trực tiếp thì bắt buộc người mua phải ký và ghi rõ họ tên vào chỉ tiêu này các bạn nhé!
Bây giờ các bạn đã hiểu rõ từng chỉ tiêu trên tờ hóa đơn mình thường gặp rồi đúng không?
Chúc các bạn luôn học tốt và thành công!